今日は仕事で使っているiPadアプリの話をしようと思います。最近、議事録の型がようやく定まってきたので、その方法を紹介します。
仕事ではiPadを使っています。
会社にいろいろ言われたくなかったので自分で購入しました。
その中で、今一番使っているのがApple純正のメモアプリと、長時間の会議に備えてNottaという文字起こしサービスになります。
いろいろ試してみた結果、最終的にこの2つのアプリに落ち着いた感じです。
まずメモアプリについて。
YouTuberやブロガーも純正メモアプリの評価は高いですよね。やっぱりシンプルで使いやすいところが魅力です。
議事録って、会社の仕事をする上で本当に大切なものだと思います。僕らの仕事では「言った・言わない」になりがちなので、記録があると安心です。
なるべく早く書くのが理想で、できればその日のうちに、会議の1時間後に出せたら最高です。
だからこそ、記録は手書きが一番。キーボードを打つのは疲れるし、場所も限られるし。音声入力も便利そうに見えて、固有名詞が出ると誤変換が多くてまだ頼りない。
純正のメモアプリはウィジェット対応で、すぐにメモが取れるのが良いところ。
立ったまま、現場でさっと書けるから記録のハードルが低くて済む。
最近はその場でメモして、出来次第社内へメール。この間5分です。
うちのような小規模の設計事務所だと、上司も現場に出てることが多いので、しっかりまとめて完璧にしても、伝わるのは上司が議事録を読むその時です。
メールで送れば「読んでないほうが悪い」で済むし、CCで会社にも送れば仕事の記録としても残ります。
ちゃんと報告書をまとめるのが本来の姿なんだろうけど、正直その手間が大きすぎて。
丁寧にやればやるほど、自分の仕事が増えてしまう悪循環もあるし。
モチベーションとしては、明日から僕がいなくなっても、メールで共有された情報が残ってる状態。そうすれば会社としても文句言えないですよね。
次に、nottaというアプリについて。
長い打ち合わせは2時間～3時間になる場合もあります。司会として打合せを回すので、メモを取る時間なんてありません。会議をどう回すかに気力を使っているのでなおさらです。
手元のiphoneで音声を取り、nottaにデータぶち込んで文字起こし。文字起こしが無くても、話者ごとに分割してくれるので、それを聞きながら議事録を書くというやり方をしています。
WEB会議ならスピーカーで音を拾えるのである程度の制度で文字起こしできますが、大きな会議室だとちょっと文字起こしは文章になっていない感じになります。
1.5倍速くらいで会話を追って議事録にするので、同じ時間はかからないけれどやっぱり時間がかかります。その代わり打合せ項目の取りこぼしが少なくなるので、今のところはこの方法が最善だと思っています。
何気なくぽろっと出た言葉が後々に聞いてくることがあり、そういうのが議事録に出ていないということが多いんですよね。
nottaにもAI要約サービスがあるのですが、AIは話を短く短くする傾向があるので信用できません。大事なところを端折ってしまう。プロンプトで何とかなればと今でも試行錯誤しています。
会議を細かく分けて要約させたり、ChatGPTに丁寧に指示を出せば改善できる可能性はあるものの、こちらはちょっと工夫が必要な段階です。
同じように使ってる人がいたら、ぜひやり方を教えてほしいですね。今日はそんな感じの話でした。
過去に生成AIいろいろ試しているので、こちらもどうぞ
